Versione 2026-09-g30
L'app Open Plan e i vostri dati
Open Plan è l'app con cui i clienti seguono il loro evento e lo staff delle nostre strutture lavora sul gestionale. In poche righe: i dati servono a farvi il preventivo, organizzare l'evento e tenere i documenti che la legge ci impone di conservare. L'app non contiene pubblicità, non usa strumenti di analisi o di tracciamento e non vende niente a nessuno.
Chi tratta i dati
WORK & MANAGEMENT S.r.l., Via dei Cappellari 52, 00186 Roma - P.IVA e C.F. 01989400898. Per qualunque domanda su questa pagina o per esercitare i vostri diritti: privacy@openland.it.
Quali dati, e perché
- Nome, cognome, recapiti, indirizzo e codice fiscale: per il preventivo, il contratto e la fattura. Codice fiscale e telefono sono cifrati.
- Dati dell'evento: data, sala, numero di invitati, menù scelto, servizi.
- Firma elettronica: il numero a cui mandiamo il codice, l'ora, l'indirizzo IP e l'impronta del documento firmato. Serve a dimostrare che avete accettato quel documento e non un altro.
- Pagamenti: importi, date e modalità degli incassi.
- Messaggi della chat con la struttura, nella pagina Contatti del portale: il testo, chi l'ha scritto, quando, e se è stato letto. Li leggono le persone della struttura che seguono il vostro evento; quando arriva un messaggio avvisiamo con una notifica o un'email. Non scriveteci dati sulla salute: allergie e intolleranze hanno il loro passo, con il consenso.
- Nominativi e allergie degli invitati, se ce li comunicate: c'è una pagina dedicata a loro, che potete girargli.
Base giuridica: l'esecuzione del contratto e le richieste che lo precedono; per i documenti fiscali, un obbligo di legge; per le allergie, il vostro consenso, che vi chiediamo esplicitamente e che potete ritirare.
Cosa fa l'app sul telefono
- Accesso del cliente: scrivete la vostra email e vi mandiamo un codice di sei cifre, che vale dieci minuti. L'app ricorda l'ultimo evento aperto con un cookie tecnico cifrato, per non chiedervi il codice ogni volta. Non c'è una password da creare.
- Notifiche: solo se le permettete dal telefono. Registriamo l'identificativo che il telefono ci dà per recapitarle, il sistema (iOS o Android) e l'ultimo utilizzo; se togliete il permesso o disinstallate l'app, l'identificativo smette di funzionare e lo cancelliamo.
- Face ID e impronta digitale, solo per lo staff: il riconoscimento lo fa il telefono, e all'app arriva soltanto «riconosciuto» o «non riconosciuto». Il volto e le impronte non escono mai dal telefono e noi non li vediamo.
- Fotocamera e foto: l'app le apre solo quando scegliete voi di scattare o allegare un'immagine, e carica soltanto quella.
- Niente posizione, contatti, pubblicità o tracciamento: l'app non li chiede e non li usa.
Se lavorate in una delle nostre strutture
Lo staff entra con l'account aziendale che gli assegna l'amministratore. Il gestionale registra chi ha fatto cosa e quando — per esempio chi ha modificato un preventivo — e l'indirizzo IP degli accessi, per sicurezza e per poter ricostruire un errore. Base giuridica: il rapporto di lavoro e il legittimo interesse a proteggere i dati dei clienti. Le regole complete sono nell'informativa per i dipendenti che ricevete dal datore di lavoro.
Cancellare i dati e l'account
Il cliente non crea un account nell'app: l'accesso nasce dal preventivo. Per cancellare i vostri dati, o solo l'accesso all'app o le notifiche, usate la pagina di cancellazione dei dati, oppure scriveteci all'indirizzo qui sopra. Vi mandiamo un'email per confermare che la richiesta è vostra, e rispondiamo entro un mese.
- Cosa si cancella: nome, recapiti, codice fiscale, festeggiato, nominativi e allergie degli invitati, messaggi della chat, i telefoni registrati per le notifiche e le copie dei vostri dati che vi avessimo preparato in un file.
- Cosa resta, e perché: preventivi, contratti e fatture restano per dieci anni, perché la legge lo chiede per le scritture contabili, ma senza i vostri dati personali accanto. La prova della firma vive quanto il contratto che accompagna. Le copie di sicurezza cifrate non si riaprono per un singolo dato: si rinnovano da sole.
- Solo l'app o le notifiche: i telefoni collegati al vostro evento si scollegano subito, alla conferma; preventivo e documenti restano.
L'account dello staff lo chiude l'amministratore quando il rapporto finisce.
Per quanto tempo
- Anonimizzati 30 giorni dopo l'evento, in automatico.
- Anonimizzate insieme ai nominativi, 30 giorni dopo l'evento.
- Preventivi, contratti e documenti fiscali restano in archivio: la legge chiede almeno dieci anni per le scritture contabili, e sono la storia dei ricevimenti fatti. Su richiesta di cancellazione il cliente viene anonimizzato e i documenti restano senza di lui.
- Una scheda cliente resta nella rubrica anche se non ne nasce nessun preventivo, compresa quella aperta per rispondere a una vostra richiesta di appuntamento: non si cancella da sola, e le richieste collegate restano con lei come sua storia. Se ci chiedete di cancellarla, la scheda sparisce e dalle richieste collegate spariscono i vostri dati.
- I messaggi della chat restano con il preventivo, come la corrispondenza dell'evento; se ci chiedete di cancellare i vostri dati, si cancellano tutti.
- Indirizzo IP e dispositivo per dodici mesi; oltre resta solo il fatto, senza chi.
- Le richieste scritte dagli operatori all'assistente interno si cancellano dopo dodici mesi.
- La prova della firma vive quanto il contratto che accompagna.
- Copie cifrate conservate per il tempo previsto dalla procedura di ripristino.
A chi arrivano
Oltre al personale autorizzato della struttura, i dati passano solo dai fornitori che ci servono per farveli arrivare, ognuno nominato responsabile del trattamento:
- Netsons — Tutti i dati, in quanto ospita il server · Italia · Sempre
- Mailgun (Sinch) — Indirizzo email e contenuto dei messaggi inviati · Unione Europea · Invio di preventivi, contratti e promemoria
- Openapi.it — Numero di cellulare e testo del messaggio · Italia · SMS con il codice di firma e i collegamenti al portale
- Hetzner — Copie di sicurezza cifrate, e i documenti quando sono archiviati sul loro spazio · Germania / Finlandia · Backup e archiviazione
- Meta (WhatsApp) — Numero di cellulare e testo del messaggio, quando si sceglie di mandare il collegamento su WhatsApp · Irlanda · Invio del collegamento al portale via chat
- OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — L'indirizzo che si sta digitando, per completarlo · Regno Unito, con decisione di adeguatezza della Commissione europea · Compilazione di un indirizzo nella scheda cliente
- Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple — L'identificativo del telefono su cui è installata l'app e il testo breve della notifica · Stati Uniti, Unione Europea · Notifiche dell'app Open Plan, se le avete permesse sul telefono
- PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. — Importo e riferimento del preventivo; i dati del conto o della carta li inserisce il cliente direttamente su PayPal · Lussemburgo · Pagamento online dal portale, se il cliente sceglie PayPal
- Stripe Payments Europe Ltd — Importo, riferimento del preventivo ed email del cliente; i dati della carta li inserisce il cliente direttamente sulla pagina di Stripe · Irlanda · Pagamento con carta dal portale, se il cliente sceglie Stripe
- myPOS Limited — Importo, riferimento, nome ed email del cliente; i dati della carta li inserisce il cliente sulla pagina di myPOS, o li legge il terminale in sede · Irlanda · Pagamento con carta dal portale o al terminale
- Application Web (fornitore del gestionale) — Assistenza tecnica: accesso al server e alla banca dati · Italia · Manutenzione e sviluppo
Alcuni di questi stanno fuori dallo Spazio economico europeo, e li nominiamo invece di tacerli: il servizio che completa gli indirizzi ha sede nel Regno Unito, che la Commissione europea considera adeguato; i servizi che recapitano le notifiche ai browser dei nostri operatori ricevono un identificativo del dispositivo, mentre il contenuto della notifica viaggia cifrato e loro non possono leggerlo; le notifiche dell'app passano da Google e, sugli iPhone, da Apple, che ricevono l'identificativo del telefono e il testo breve della notifica, con le garanzie del quadro UE-USA sulla protezione dei dati.
I vostri diritti
Potete chiederci di vedere i dati che abbiamo su di voi, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di riceverli in un file da portare altrove e di opporvi al trattamento. Dove il trattamento si basa sul consenso — le allergie — potete ritirarlo quando volete, senza che questo tolga validità a quello che è stato fatto prima.
Se ci chiedete i vostri dati in un file, lo prepariamo sul nostro server e lo cancelliamo al più tardi 30 giorni dopo; subito, se poi ci chiedete di cancellare i vostri dati.
La cancellazione la potete chiedere anche dalla pagina di cancellazione dei dati: cancelliamo tutto quello che la legge non ci obbliga a conservare, e le fatture restano dieci anni senza i vostri dati personali.
Scrivete a privacy@openland.it: la risposta arriva entro un mese. Se pensate che stiamo sbagliando, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali.
Come li proteggiamo
Il gestionale è raggiungibile solo in HTTPS, i documenti stanno su un'archiviazione privata e si aprono con collegamenti firmati che scadono, le copie di sicurezza sono cifrate, e i dati più delicati — codice fiscale, telefono, allergie — sono cifrati anche dentro la banca dati. Chi lavora sul gestionale vede soltanto quello che gli serve: i permessi sono assegnati per ruolo e, dove previsto, limitati alla propria struttura.
Decisioni automatiche
Non prendiamo decisioni automatizzate sul vostro conto. Il gestionale usa un assistente che propone bozze di menù all'operatore: è un suggerimento su cui decide sempre una persona, e gira su un computer dello studio, senza mandare niente all'esterno.