Versione 2026-09-g30
Se il vostro nome è in un elenco di invitati
Questa pagina è per chi è stato invitato a un evento e si è visto comunicare nome, tavolo e — se ne ha — un'allergia. Non avete un rapporto con noi: ce li ha dati la persona che organizza l'evento, e qui c'è cosa ne facciamo.
Chi tratta i dati
WORK & MANAGEMENT S.r.l., Via dei Cappellari 52, 00186 Roma - P.IVA e C.F. 01989400898. Per qualunque domanda su questa pagina o per esercitare i vostri diritti: privacy@openland.it.
Quali dati, e perché
- Nome e cognome e il tavolo assegnato: per stampare il segnaposto e sapere dove farvi accomodare.
- Allergie e intolleranze, se qualcuno ce le ha comunicate: per non servirvi un piatto che vi farebbe male. È un dato sulla salute, e lo trattiamo solo per questo.
Base giuridica: il legittimo interesse a organizzare il servizio e, per l'allergia, la necessità di proteggere la vostra salute. Chi ci ha comunicato il vostro nome ha dichiarato di avervi informati.
Per quanto tempo
- Anonimizzati 30 giorni dopo l'evento, in automatico.
- Anonimizzate insieme ai nominativi, 30 giorni dopo l'evento.
- Preventivi, contratti e documenti fiscali restano in archivio: la legge chiede almeno dieci anni per le scritture contabili, e sono la storia dei ricevimenti fatti. Su richiesta di cancellazione il cliente viene anonimizzato e i documenti restano senza di lui.
- Una scheda cliente resta nella rubrica anche se non ne nasce nessun preventivo, compresa quella aperta per rispondere a una vostra richiesta di appuntamento: non si cancella da sola, e le richieste collegate restano con lei come sua storia. Se ci chiedete di cancellarla, la scheda sparisce e dalle richieste collegate spariscono i vostri dati.
- I messaggi della chat restano con il preventivo, come la corrispondenza dell'evento; se ci chiedete di cancellare i vostri dati, si cancellano tutti.
- Indirizzo IP e dispositivo per dodici mesi; oltre resta solo il fatto, senza chi.
- Le richieste scritte dagli operatori all'assistente interno si cancellano dopo dodici mesi.
- La prova della firma vive quanto il contratto che accompagna.
- Copie cifrate conservate per il tempo previsto dalla procedura di ripristino.
A chi arrivano
Oltre al personale autorizzato della struttura, i dati passano solo dai fornitori che ci servono per farveli arrivare, ognuno nominato responsabile del trattamento:
- Netsons — Tutti i dati, in quanto ospita il server · Italia · Sempre
- Mailgun (Sinch) — Indirizzo email e contenuto dei messaggi inviati · Unione Europea · Invio di preventivi, contratti e promemoria
- Openapi.it — Numero di cellulare e testo del messaggio · Italia · SMS con il codice di firma e i collegamenti al portale
- Hetzner — Copie di sicurezza cifrate, e i documenti quando sono archiviati sul loro spazio · Germania / Finlandia · Backup e archiviazione
- Meta (WhatsApp) — Numero di cellulare e testo del messaggio, quando si sceglie di mandare il collegamento su WhatsApp · Irlanda · Invio del collegamento al portale via chat
- OpenStreetMap Foundation (Nominatim) — L'indirizzo che si sta digitando, per completarlo · Regno Unito, con decisione di adeguatezza della Commissione europea · Compilazione di un indirizzo nella scheda cliente
- Google (Firebase Cloud Messaging) e Apple — L'identificativo del telefono su cui è installata l'app e il testo breve della notifica · Stati Uniti, Unione Europea · Notifiche dell'app Open Plan, se le avete permesse sul telefono
- PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. — Importo e riferimento del preventivo; i dati del conto o della carta li inserisce il cliente direttamente su PayPal · Lussemburgo · Pagamento online dal portale, se il cliente sceglie PayPal
- Stripe Payments Europe Ltd — Importo, riferimento del preventivo ed email del cliente; i dati della carta li inserisce il cliente direttamente sulla pagina di Stripe · Irlanda · Pagamento con carta dal portale, se il cliente sceglie Stripe
- myPOS Limited — Importo, riferimento, nome ed email del cliente; i dati della carta li inserisce il cliente sulla pagina di myPOS, o li legge il terminale in sede · Irlanda · Pagamento con carta dal portale o al terminale
- Application Web (fornitore del gestionale) — Assistenza tecnica: accesso al server e alla banca dati · Italia · Manutenzione e sviluppo
Alcuni di questi stanno fuori dallo Spazio economico europeo, e li nominiamo invece di tacerli: il servizio che completa gli indirizzi ha sede nel Regno Unito, che la Commissione europea considera adeguato; i servizi che recapitano le notifiche ai browser dei nostri operatori ricevono un identificativo del dispositivo, mentre il contenuto della notifica viaggia cifrato e loro non possono leggerlo; le notifiche dell'app passano da Google e, sugli iPhone, da Apple, che ricevono l'identificativo del telefono e il testo breve della notifica, con le garanzie del quadro UE-USA sulla protezione dei dati.
I vostri diritti
Potete chiederci di vedere i dati che abbiamo su di voi, di correggerli, di cancellarli, di limitarne l'uso, di riceverli in un file da portare altrove e di opporvi al trattamento. Dove il trattamento si basa sul consenso — le allergie — potete ritirarlo quando volete, senza che questo tolga validità a quello che è stato fatto prima.
Scrivete a privacy@openland.it: la risposta arriva entro un mese. Se pensate che stiamo sbagliando, potete rivolgervi al Garante per la protezione dei dati personali.
Come li proteggiamo
Il gestionale è raggiungibile solo in HTTPS, i documenti stanno su un'archiviazione privata e si aprono con collegamenti firmati che scadono, le copie di sicurezza sono cifrate, e i dati più delicati — codice fiscale, telefono, allergie — sono cifrati anche dentro la banca dati. Chi lavora sul gestionale vede soltanto quello che gli serve: i permessi sono assegnati per ruolo e, dove previsto, limitati alla propria struttura.